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Geschäftsunfähigkeit von Unternehmern – Warum ein Notfallplan unabdingbar ist

In Deutschland sind zahlreiche Unternehmen unzureichend auf die Geschäftsunfähigkeit ihrer Unternehmer vorbereitet. Was geschieht jedoch, wenn ein Unternehmer plötzlich durch einen Unfall, eine Krankheit oder gar den Tod handlungsunfähig wird? In vielen Fällen haben Unternehmer keinen Notfallplan. Dabei betrifft die Vorsorge nicht nur die Unternehmer als Privatpersonen und ihre Familien, sondern auch die Unternehmen und deren Mitarbeiter.

Die Folgen eines fehlenden Notfallplans können gravierend sein und verdeutlichen den Handlungsbedarf bei der Notfallvorsorge und Nachfolgeplanung in vielen Unternehmen. Die Fortführung des Unternehmens und die Sicherung von Arbeitsplätzen können auf dem Spiel stehen, wenn keine entsprechenden Vorkehrungen getroffen wurden.

Gesetzliche Regelungen und Lücken

Die gesetzlichen Regelungen in Deutschland bieten zwar einige Grundlagen, um im Falle einer Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers vorzusorgen, jedoch sind diese Regelungen nicht umfassend genug, um alle möglichen Szenarien abzudecken. Die Handels-, Gesellschafts- und das Betriebsverfassungsrecht regeln zwar grundsätzlich die Unternehmensführung und die Vertretungsbefugnisse, jedoch fehlen spezifische Regelungen, die sich explizit auf den Notfall der Geschäftsunfähigkeit beziehen.

So können beispielsweise gesetzliche Vertretungsregelungen im Handelsregister eingetragen werden, die dann im Falle der Geschäftsunfähigkeit greifen. Allerdings sind diese Regelungen oftmals nicht ausreichend, um alle Aspekte der Geschäftsführung abzudecken, insbesondere wenn es um langfristige Entscheidungen und strategische Planungen geht.

Darüber hinaus können die gesetzlichen Regelungen zur Betriebsverfassung und zur Vertretung von Gesellschaftern in einer GmbH oder einer Aktiengesellschaft in bestimmten Fällen unzureichend sein, um eine nahtlose Fortführung des Unternehmens zu gewährleisten.

Es liegt daher an jedem Unternehmer selbst, Vorsorge zu treffen, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens auch im Notfall zu gewährleisten. Dazu gehört insbesondere die Erstellung eines Notfallplans sowie die Festlegung von Vertretungsregelungen, die über die gesetzlichen Regelungen hinausgehen.

Wichtige Bestandteile eines Notfallplans und Notfallordners

Ein gut durchdachter Notfallplan sollte eine Reihe von wichtigen Bestandteilen enthalten, um im Falle der Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers alle relevanten Aspekte abzudecken. Neben Vertretungsregelungen und Maßnahmen zur Sicherung der Handlungsfähigkeit sollte ein Notfallplan auch die Erstellung eines Notfallordners beinhalten.

Der Notfallordner ist ein zentrales Dokument, das alle relevanten Informationen und Unterlagen enthält, die im Falle einer Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers benötigt werden. Dazu gehören:

  1. Persönliche Daten und Kontaktdaten des Unternehmers und der Angehörigen
  2. Vollmachten und Verfügungen, wie z.B. Generalvollmachten, Vorsorgevollmachten oder Patientenverfügungen
  3. Informationen über bestehende Verträge, Versicherungen und Finanzanlagen
  4. Übersicht über die Unternehmensstruktur und die wichtigsten Geschäftspartner
  5. Dokumentation von Schlüsselprozessen, Arbeitsabläufen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen
  6. Zugangsdaten und Passwörter für wichtige IT-Systeme und Online-Dienste
  7. Angaben zu Steuerberatern, Rechtsanwälten und anderen externen Dienstleistern
  8. Eine Liste mit wichtigen Fristen und Terminen, die im Unternehmen anstehen
  9. Informationen über bestehende Testamente oder Erbverträge
  10. Gegebenenfalls eine Übersicht über die bestehende Nachfolgeplanung

Ein gut strukturierter und regelmäßig aktualisierter Notfallordner kann im Ernstfall dazu beitragen, dass die Vertretungspersonen schnell handlungsfähig sind und die Geschäftsführung nahtlos weitergeführt werden kann.

Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter

Die Kommunikation mit den Mitarbeitern spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung eines Notfallplans und der Nutzung eines Notfallordners. Mitarbeiter sollten über die Existenz des Notfallplans informiert und in den Prozess der Notfallvorsorge eingebunden werden. Dazu gehören:

  1. Sensibilisierung der Mitarbeiter für das Thema Geschäftsunfähigkeit und die möglichen Folgen für das Unternehmen.
  2. Regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen zur Notfallvorsorge und dem Umgang mit dem Notfallordner.
  3. Klare Kommunikation der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Falle der Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers.
  4. Ernennung von Schlüsselpersonen innerhalb des Unternehmens, die im Ernstfall als zentrale Ansprechpartner fungieren und die Umsetzung des Notfallplans koordinieren.
  5. Schaffung einer offenen Kommunikationskultur, die den Austausch von Informationen, Sorgen und Fragen rund um das Thema Notfallvorsorge ermöglicht.

Durch die aktive Einbindung der Mitarbeiter können diese im Ernstfall schnell und effizient handeln und die Stabilität des Unternehmens sicherstellen. Die Kommunikation und das Bewusstsein für die Notfallvorsorge sind somit zentrale Elemente einer erfolgreichen Notfallplanung.

Fazit

Die Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers kann gravierende Folgen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter haben. Ein umfassender Notfallplan und ein gut strukturierter Notfallordner sind daher unverzichtbar, um im Ernstfall schnell und effizient handeln zu können. Die gesetzlichen Regelungen bieten nicht ausreichend Schutz und Unterstützung im Falle einer Geschäftsunfähigkeit. Daher liegt es in der Verantwortung jedes Unternehmers, selbst Vorsorge zu treffen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Eine offene Kommunikationskultur und die Einbindung der Mitarbeiter sind zentrale Elemente einer erfolgreichen Notfallplanung.

10 Kernthesen:

  1. Ein umfassender Notfallplan und ein gut strukturierter Notfallordner sind unverzichtbar, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens im Falle der Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers zu gewährleisten.
  2. Die gesetzlichen Regelungen bieten keine ausreichenden Notfallregelungen für Unternehmen im Falle der Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers.
  3. Jeder Unternehmer trägt die Verantwortung, selbst Vorsorge zu treffen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.
  4. Die Erstellung eines Notfallplans und eines Notfallordners sollte frühzeitig erfolgen und regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
  5. Die Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter sind zentrale Elemente einer erfolgreichen Notfallplanung.
  6. Mitarbeiter sollten über die Existenz des Notfallplans und des Notfallordners informiert und in den Prozess der Notfallvorsorge eingebunden werden.
  7. Eine offene Kommunikationskultur ermöglicht den Austausch von Informationen, Sorgen und Fragen rund um das Thema Notfallvorsorge.
  8. Die Ernennung von Schlüsselpersonen innerhalb des Unternehmens kann die Umsetzung des Notfallplans im Ernstfall koordinieren und die Stabilität des Unternehmens sicherstellen.
  9. Die rechtliche Absicherung des Unternehmens im Falle einer Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers ist ebenso wichtig und sollte frühzeitig berücksichtigt werden.
  10. Eine frühzeitige Vorsorge trägt dazu bei, dass das Unternehmen auch in schwierigen Zeiten erfolgreich weitergeführt werden kann.

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Henning Krischke
Author: Henning Krischke

Seit über fünf Jahren bin ich bei der DZ PRIVATBANK S.A. tätig, berate vermögende Privat- und Firmenkunden sowie Stiftungen auf die strategische und systematische Planung zur Verwaltung und Steigerung des Vermögens einer Person oder eines Unternehmens. Im Oktober 2021 habe ich das Netzwerk IFFUN UG - Informationen für Finanz- und Nachfolgeplanung gegründet, mit dem Ziel fachliche Impulsvorträge zur Wissensvermittlung zu ermöglichen. Seit Juni 2023 bin ich im FPSB Deutschland e.V. als Schatzmeister tätig und gemeinsam mit den Vorstandskollegen bestrebt, dem Ansehen der privaten Finanzplanung vermehrt Aufmerksamkeit zu ermöglichen.

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